Comment créer une fiche membre ?

Lorsqu'un nouveau client achète mes produits ou services, il est nécessaire de lui créer une fiche client. Grâce à cette fiche, je vais pouvoir effectuer des actions de toutes natures en lien avec ce membre. Par exemple, je pourrai lui vendre un produit ou un service, lui associer un mandat de prélèvement, consulter ses factures ou son historique, lui attribuer une alerte ou une note, émettre des actions de communication par mail, courrier ou SMS et bien d'autres choses...

Dans cet article, nous allons voir comment créer une fiche membre dans le Back Office.

ÉTAPE 1 : JE CLIQUE SUR LA PETITE LOUPE

Quelle que soit la page sur laquelle je me situe dans l'application, dans le coin en bas à droite de mon écran, un bouton permanent qui permet d'ajouter un nouveau membre est disponible.

Depuis la loupe, je clique sur "Ajouter un membre". 

 

ETAPE 2 : JE RENSEIGNE LES INFORMATIONS PRINCIPALES DU MEMBRE

JE REMPLIS LES DIFFÉRENTS CHAMPS DE MA FICHE MEMBRE

Je complète tous les champs suivis d'un astérisque qui sont des champs obligatoires. À minima Nom, Prénom, Date de naissance et Civilité obligatoirement. Je peux également compléter la Profession, la Société, le Prescripteur (la personne/le réseau social ayant recommandé le club au client) et la Source (l'endroit/la situation dans lequel/laquelle le membre a connu le club). 

WARNING

Si je souhaite faire une vente à l'adhérent, il faut IMPÉRATIVEMENT renseigner le code postal et la ville. Sans ces informations, la vente ne sera pas possible. En renseignant le code postal, le nom de la ville va s'afficher automatiquement

Je peux également ajouter un numéro de téléphone fixe et de portable. Le numéro de portable pourra éventuellement servir lors de l'envoi de SMS dans le cadre de communication à titre informatif, commercial, juridique, interne ou encore partenaire !

Le mail servira d'identifiant du membre en cas de mise en place d'un site membre.

ETAPE 3 : JE RENSEIGNE LES INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Je peux ici compléter la Profession, la Société, le Prescripteur (la personne/le réseau social ayant recommandé le club au client) et la Source (l'endroit/la situation dans lequel/laquelle le membre a connu le club).

JE PEUX VÉRIFIER LA CARTE NATIONALE D'IDENTITÉ DU MEMBRE

Je peux également valider le fait que la carte nationale d'identité ait été vérifiée lors de la création de sa fiche membre. Si elle n'est pas vérifiée cela ne mènera à aucun blocage.

J'ENREGISTRE UNE PHOTO DU MEMBRE

Je clique sur l'appareil photo, ma webcam personnelle s'ouvre, je peux alors prendre le nouveau membre en photo. Je peux en prendre plusieurs si je le souhaite pour que le client puisse choisir. Je clique sur la photo que le membre préfère pour la sélectionner. Je peux alors la retrouver sur la fiche membre. 

ETAPE 4 : JE COMPLETE LE PROFIL SPORTIF DU MEMBRE 

Ce champ n'est pas obligatoire mais je peux définir le profil sportif du membre en complétant ses objectifs et motivations. Le membre pourra alors sélectionner plusieurs objectifs et motivations parmi la liste prédéfinie par le club dans les paramètres.

ETAPE 5 : JE VALIDE LA FICHE MEMBRE

Je clique sur "VALIDER" : on me signale que la fiche membre a été enregistrée avec succès. Elle sera disponible dans la liste des membres. Je me situe désormais sur la fiche prospect (en bleu ciel).

Ce n'est pas fini ! Si je souhaite finaliser avec précision la fiche, je peux désormais ajouter un badge au client et autoriser différents types de communication. 

ETAPE 6 : JE RENSEIGNE LES TYPES DE COMMUNICATION AUTORISÉS PAR LE MEMBRE

Je peux ensuite passer à l'étape d'autorisation des types de communication utilisés. Je demande à Hugo les autorisations qu'il donne au club pour communiquer avec lui.

Hugo utilise beaucoup son téléphone, il préfère qu'on lui envoie des SMS et autorise l'ensemble des types de communication. En revanche il refuse qu'on lui envoie des mails ou des courriers sauf s'ils sont de type "juridique". Je coche donc les différents types de mail autorisés par le client. (conformité RGPD)

ETAPE 7 : SI LE CLIENT EST MINEUR

Si le client est mineur, je complète la décharge parentale, en indiquant la date de réception, le club détenteur sans oublier de cocher la case "Contrôle CNI du parent" avant de valider.

ETAPE 8 : J'AJOUTE UN CONTACT D'URGENCE

Si le client le souhaite, il est possible d'ajouter les coordonnées d'une personne à contacter en cas d'urgence. Des champs sont disponibles pour le nom, le prénom, l'adresse email et le numéro de téléphone du contact d'urgence. Un champ libre permet également d'indiquer un commentaire. 

Voilà, la fiche membre est entièrement complétée !