Certains tarifs ou abonnements peuvent nécessiter que le client présente un justificatif (carte étudiant, certificat médical, carte professionnelle, etc.). Resamania permet désormais de gérer ces justificatifs directement lors de la vente, sans les stocker, afin d’assurer un suivi simple, rapide et conforme.
Important
Si cette fonctionnalité ne vise pas à importer les documents sur la fiche membre, il est toujours possible d’ajouter des documents depuis l’onglet Documents > Club. Toutefois, nous vous invitons à être vigilants sur la gestion de ces fichiers afin de garantir la conformité légale et la sécurité des données.
⏱️ Définir une durée de conservation limitée ;
🗑️ Supprimer les documents lorsqu’ils ne sont plus nécessaires ;
⚖️ Respecter la législation en vigueur dans votre pays ;
✅ Obtenir le consentement explicite du client avant tout hébergement de document personnel.
CONFIGURER LES DOCUMENTS À FOURNIR AU MOMENT DE LA VENTE
Lors de la configuration d’un tarif dans le catalogue, il est possible de définir un ou plusieurs documents à fournir lors de la vente. Ces documents pourront ensuite être vérifiés par le staff au moment de la vente ou plus tard, selon l’organisation du club.
Sélectionnez ensuite le ou les documents à fournir lors de la vente :
Choisissez les justificatifs requis pour cette offre :
Puis, enregistrez vos modifications.
Date de validité requise ou non ?
Certains justificatifs nécessitent une date de validité (par exemple un certificat médical), tandis que d’autres non. Voici la liste complète :
| Document | Date de validité requise | Exemple d’utilisation |
|---|---|---|
| Carte bancaire | Non | Saisie du moyen de paiement |
| Pièce d’identité | Non | Vérification d’identité |
| Justificatif de domicile | Non | Preuve de résidence |
| Carte professionnelle | Non | Tarifs réservés à certaines professions |
| Carte étudiant | ✅ Oui | Offres étudiantes |
| Carte famille nombreuse | Non | Réductions familles |
| Carte d’invalidité | Non | Tarifs spécifiques |
| Licence sportive | ✅ Oui | Offres partenaires ou fédérations |
| Certificat médical | ✅ Oui | Accès à certaines activités |
A LA VENTE, COMMENT CA SE PASSE ?
Lors du processus de vente, une étape “Documents obligatoires” apparaît après la validation du produit ajouté au panier.
Renseignez le titre du document (prérempli avec le nom du client).
Ajoutez une date de validité et une description si nécessaire.
Choisissez OK si le document est vérifié, ou Plus tard si le client le fournira ultérieurement.
Finalisez ensuite la vente.
Documents fournis plus tard 🕓
- Si un justificatif n’est pas présenté au moment de la vente, la vente peut tout de même être finalisée. Dans ce cas, un tag automatique est ajouté sur la fiche membre pour signaler le document manquant.
- Une alerte bloquante peut être configurée par notre service client afin que le document soit demandé lors d’une prochaine venue du client.
- Ce tag peut également être utilisé dans Smartmessaging pour informer automatiquement le client du justificatif manquant.
RETROUVER LES VÉRIFICATIONS DE DOCUMENTS
Rendez-vous au niveau de l’onglet Documents de la fiche membre.
Puis, accédez au menu Vente. Vous pouvez consulter les justificatifs déjà vérifiés ou valider ceux qui avaient été marqués comme “à vérifier plus tard”.
Attention
- Si cette fonctionnalité ne vise pas à importer les documents sur la fiche membre, il est toujours possible d’ajouter des documents depuis l’onglet Documents > Club. Toutefois, comme mentionné en début d'article, nous vous invitons à être vigilants sur la gestion de ces fichiers afin de garantir la conformité légale et la sécurité des données.
- La CB Web ne s’affiche pas dans cet onglet car elle n’a pas vocation à être vérifiée. Elle doit simplement être ajoutée depuis son écran dédié . Le tag et l’alerte optionnelle permettent de suivre facilement son statut.
Un document a expiré ?🕜
Lorsque la date de validité d’un justificatif est dépassée alors que le client bénéficie toujours de son tarif, une alerte bloquante est automatiquement appliquée à sa fiche membre. Vérifiez simplement le nouveau document et mettez à jour la date de validité dans l’onglet Documents. Dès que la vérification est enregistrée, l’alerte disparaît automatiquement.
Cette alerte ne concerne que les documents pour lesquels une date de validité est obligatoire : le certificat médical, la carte étudiant et la licence sportive. Pour les autres documents, aucune alerte n’est générée même si une date de validité a été renseignée.
VENTE EN LIGNE ET APPLICATION XPLOR ACTIVE
Lorsqu’une vente est réalisée depuis l’espace membre, la boutique en ligne ou l’application Xplor Active, aucun justificatif n’est demandé au client. Les documents requis sont automatiquement considérés comme non vérifiés, ce qui génère les tags et les alertes correspondants (si configurés par notre service client). Depuis l'onglet Documents de la fiche membre, depuis le backoffice, il sera alors possible pour le club de valider le document du client.
💡 Le club peut mentionner dans la description de l’offre en ligne les justificatifs à présenter lors du premier passage du client au club.
Cette fonctionnalité permet aux clubs de simplifier la gestion des justificatifs tout en restant conformes aux exigences légales et en gardant un suivi clair des vérifications effectuées.
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